Planiranje poslovne proslave, bilo da je u pitanju godišnjica firme, otvaranje novog odeljenja ili obeležavanje dobre poslovne godine, zahteva pažnju i usmerenost na kulturu i ciljeve kompanije. Evo vodiča korak po korak koji će vam pomoći da organizujete uspešan korporativni događaj.
Definišite svrhu
Odredite svrhu zabave. Da li je to za proslavu prekretnice, podizanje morala tima, umrežavanje ili nešto drugo? Pojasnite ciljeve koji će voditi vaš proces planiranja.
Isplanirajte budžet
Već na početku isplanirajte budžet kako biste bili sigurni da su vaši troškovi usklađeni sa finansijskim ograničenjima kompanije. Uzmite u obzir sve potencijalne troškove, uključujući iznajmljivanje prostora, ketering, zabavu, dekoraciju druge dodatne usluge.
Odaberite datum i vreme
Izaberite datum i vreme koji odgovaraju većini, kako zaposlenima, tako i poslovnim partnerima. Izbegavajte zakazivanje zabave tokom radnih perioda ili praznika kada bi posećenost mogla biti mala.
Odaberite mesto
Izaberite mesto koje odgovara veličini i stilu vašeg događaja. Uzmite u obzir faktore kao što su lokacija, kapacitet, ambijent, pogodnosti poput dovoljno velikog parkinga i pristupačnost za učesnike.
Planirajte temu i dekoraciju
Odlučite se za temu ili motiv zabave koji odražava kulturu kompanije ili svrhu događaja. Imajte na umu da je u eri društvenih mreža estetika vrlo bitna. Odlučite se za dekoraciju koja stvara prijatnu atmosferu, ali i estetski lepe fotografije, poput nanizanih mrežastih lampica od ratana, aranžiranih buketa i stone dekoracije.
Dobro isplanirajte muziku
Na svakoj zabavi, pa tako i poslovnoj, muzika je jedan od glavnih faktora za stvaranje dobre i opuštene atmosfere. Imajte na umu da su najbolji bendovi u Srbiji bukirani i po nekoliko meseci unapred, te željeni bend kontaktirajte čim saznate datum i vreme održavanja proslave.
Organizujte ketering
Izaberite ugostitelja ili izaberite mesto sa internim keteringom koji može da se prilagodi prehrambenim sklonostima i ograničenjima vaših gostiju. Ne zaboravite da pošaljete upitnik gostima, ali i da na vreme obavestite firmu zaduženu za posluženje o svim specijalnim zahtevima koje imate. Tako se osiguravate da će na vašoj poslovnoj proslavi sve proći kako treba. Razmislite o opcijama kao što su obroci na bazi švedskog stola ili obroci u tanjiru.
Napravite pozivnice
Kreirajte i pošaljite pozivnice zaposlenima i drugim pozvanim gostima unapred. Ostavite dovoljno vremena potencijalnim gostima kako bi mogli da isplaniraju dolazak na vašu zabavu, naročito onima za koje to znači i putovanje do mesta događaja.
Obavezno uključite važne detalje kao što su datum, vreme, lokacija, kodeks oblačenja i sve posebne zahteve. Zamolite ih da vas što pre obaveste o dolasku ili nemogućnosti prisustvovanja. Ne zaboravite da poslovne partnere upitate koliko predstavnika njihove firme će doći na proslavu.
Organizujte logistiku
Organizujte prevoz, parking i sve potrebne dozvole ili licence za događaj ako su neophodne. Uverite se da je tehnička oprema, kao što su zvučni sistemi ili AV uređaji, postavljena i da ispravno funkcioniše. Ne želite da trenutak prezentacije uspeha vaše firme pokvari neki tehnički problem.
Napravite vizuelni prikaz
Napravite detaljan vizuelni prikaz sa vremenskim odrednicama koji prikazuje redosled događaja i odgovornosti. Ovo je naročito važno ukoliko na istom događaju radi više timova. Bitno je da svako zna svoja zaduženja i rokove, kako ne bi došlo do kašnjenja, duplog bukiranja ili nekog propusta.
Delegirajte zadatke
Delegirajte zadatke timu organizatora ili volontera da pomognu oko podešavanja, registracije, pomoći gostima i čišćenja. Jasno saopštite odgovornosti svake osobe kako biste osigurali nesmetano izvršenje.
Formirajte tim za rešavanje problema
Kada planiranje poslovne proslave teče po planu, obično sve bude kako treba. Ipak, ponekad se dese neke nepredviđene okolnosti.
Neka osoba ili tim bude na raspolaganju tokom zabave da se pozabave svim potencijalnim problemima, odgovore na pitanja i osiguraju da gosti imaju pozitivno iskustvo.
Angažujte fotografa
Unajmite fotografa ili postavite određeni prostor za fotografisanje učesnika proslave. Razmislite o kreiranju hashtag-a za deljenje na društvenim mrežama da biste podstakli angažovanje publike.
Šta nakon poslovne proslave
Nakon zabave pošaljite e-poruku učesnicima i zainteresovanim stranama, izražavajući zahvalnost za njihovo prisustvo. Važnost organizacije korporativnih proslava je upravo u umrežavanju, a propratni mejl mnogo znači na tom polju.
Takođe im možete ostaviti prostora da istaknu pozitivne strane, ali i ukažu na oblasti poboljšanja kako bi sledeće proslava vaše firme bila još bolja.
Prateći ove korake i obraćajući pažnju na detalje, planiranje poslovne proslave biće vam olakšano, jer ćete imati osnovnu ček-listu. Vaša proslava treba da obeležava dostignuća, jača timske veze i ostavlja trajan utisak na sve zvanice.
Be the first to comment